In meinen 15 Jahren in Führungsrollen habe ich unzählige Male gesehen, wie hochqualifizierte Mitarbeiter und sogar Top-Manager unter Überarbeitung zusammenbrechen. Es ist kein Problem der Faulheit oder des mangelnden Talents, sondern oft der fehlenden Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Grenzen zu ziehen. Die Realität ist: In der heutigen Geschäftswelt wird oft mehr Arbeit verteilt, als sinnvoll bewältigt werden kann. Die Frage ist nicht, ob man überlastet wird, sondern wie man damit umgeht, ohne seine Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu opfern.
Klare Prioritäten statt endloser To-do-Listen
Was ich gelernt habe: Nicht alles ist gleich wichtig. Die Kunst liegt darin, zu unterscheiden, was wirklich Ergebnis bringt. Ich erinnere mich an ein Projekt aus 2017, wo wir drei Monate lang Aufgaben abgearbeitet haben, die intern als „dringend“ kommuniziert wurden, aber am Ende keinen wirklichen Einfluss auf das Geschäft hatten. Nach dieser Lektion habe ich konsequenter angefangen, mit simplen Frameworks wie der Eisenhower-Matrix oder dem 80/20-Prinzip zu arbeiten.
Von einem praktischen Standpunkt aus heißt das: Man darf nicht auf jede E-Mail sofort reagieren, nicht jede Anfrage zum Chef-Problem machen. Stattdessen geht es darum, Prioritäten zu kommunizieren, messbare Ziele zu setzen und das Team auf diese zu fokussieren. Unternehmen, die das schaffen, berichten oft von 20–30% höherer Produktivität – und das nicht durch Überstunden, sondern durch Klarheit.
Grenzen setzen, ohne unprofessionell zu wirken
Der schwierigste Teil: „Nein“ sagen. Viele überarbeitete Mitarbeiter erzählen mir, dass sie fürchten, als unkooperativ zu gelten, wenn sie ihre Kapazitäten klar kommunizieren. Doch in Wahrheit sehen gute Führungskräfte es als Stärke, wenn jemand verantwortungsvoll die eigenen Grenzen aufzeigt.
Ich erinnere mich an eine Führungssituation, in der ein Mitarbeiter regelmäßig 70-Stunden-Wochen machte. Kurzfristig war sein Output hoch, langfristig sank seine Leistung dramatisch – Burnout folgte. Erst als er klare Grenzen zog, wurde seine Arbeit wieder konsistenter. Was ich daraus gelernt habe: Es ist besser, drei Projekte solide abzuliefern als fünf halbgar.
Delegieren, aber richtig
Oft sehe ich Manager, die Aufgaben abgeben – aber nicht wirklich loslassen. Delegation ist kein Mikromanagement. In einem Mandat 2019 haben wir eingeführt, dass jeder Projektleiter eine 30-Minuten-„Delegation Session“ machte, in der er Aufgaben inklusive Entscheidungskompetenzen übergab. Das Ergebnis: schnellere Umsetzung, weniger Stress, und Führungskräfte hatten endlich wieder den Kopf für Strategie frei.
Das Delegieren erfordert Vertrauen und klare Kommunikation: Was ist das Ziel, wie wird Erfolg gemessen, welche Freiheiten bestehen? Wer glaubt, Delegieren sei Zeitverschwendung im Vergleich zu „Schnell-selbst-machen“, wird langfristig im Chaos enden.
Realistische Zeitschätzungen
Ein klassischer Fehler: Projekte werden nach Wunschzeiten geplant statt nach realen Kapazitäten. In meiner Beratung habe ich unzählige Male erlebt, wie Deadlines ohne Ressourcenplanung festgelegt wurden. Das führt unweigerlich zu Überarbeitung.
Die bessere Lösung: Szenarien rechnen. „Was passiert, wenn 10% der Kapazität wegen Krankheit ausfallen?“ oder „Was, wenn der Kunde eine Woche später liefert?“ Diese Puffer einzuplanen wirkt im Management altmodisch – aber die Realität zeigt: Projekte mit Puffer laufen stabiler und verursachen bis zu 40% weniger Überstunden.
Fixierte Pausen als Strategie
Viele belächeln Pausen als Luxus. Ich sehe sie als Investition. In meiner Phase als Abteilungsleiter machte ich mittags 20-minütige Spaziergänge. Anfangs wirkte es wie Zeitverschwendung. Doch my metrics zeigten: Die Nachmittagsleistung meiner Abteilung stieg, Fehler nahmen merklich ab.
Gerade wer überarbeitet ist, neigt dazu, Pausen auszulassen. Doch Wissenschaft und Praxis zeigen: Wer ohne Unterbrechung arbeitet, produziert mehr Fehler und braucht oft länger für Aufgaben. Pausen verlängern nicht die Arbeitszeit, sondern verkürzen ineffiziente Arbeitsblöcke.
Transparenz gegenüber Vorgesetzten
Viele Mitarbeiter vermeiden es, Belastung offen mit Vorgesetzten zu besprechen. Aus meiner Erfahrung ist das ein Fehler. Ich habe erlebt, dass Mitarbeiter krank wurden, obwohl wir als Führungskräfte hätten helfen können – aber nie Signal bekamen. Transparenz sorgt nicht sofort für weniger Arbeit, aber sie ermöglicht Anpassungen: Ressourcen verlagern, Projekte schieben, Deadlines neu setzen.
Unternehmen, die psychologische Sicherheit fördern, erreichen hier die besten Ergebnisse. Wer offen sagen kann „Ich bin überlastet“ ohne Sanktionen zu fürchten, bleibt gesünder und produktiver.
Nutzung von Tools und Technologie
Back in 2018 investierten viele Unternehmen in digitale Tools, um noch mehr Arbeit zu erzeugen. Heute wissen wir: Tools entfalten erst dann ihren Wert, wenn sie richtig eingesetzt werden. Ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Jira reduziert Chaos, aber nur, wenn es die Meetings ersetzt, nicht zusätzlich erzeugt.
Für überarbeitete Teams kann Technologie helfen, Aufgaben automatisiert zu verteilen, Fortschritt zu tracken und Kommunikation zu bündeln. Ich empfehle immer: Erst Prozesse vereinfachen, dann Tools einsetzen. Sonst wird digitaler Overload zum nächsten Stressfaktor.
Körperliche und geistige Prävention
Am Ende bleibt Überarbeitung nicht nur eine berufliche, sondern vor allem eine gesundheitliche Frage. Ich habe in meiner Laufbahn Führungskräfte gesehen, die wegen Burnout ein Jahr ausfielen – oft die talentiertesten im Raum. Prävention ist keine Option, sondern Pflicht.
Das bedeutet: Bewegung, Schlaf und mentale Auszeiten sind genauso Geschäftsinvestitionen wie ein Strategie-Workshop. Denn die Realität ist: Ohne gesunde Mitarbeiter gibt es keine gesunden Unternehmen. Wer langfristig erfolgreich sein will, muss Überarbeitung systematisch vorbeugen.
Fazit
Überarbeitung ist kein individuelles Problem, sondern ein strukturelles Business-Thema. Aus meiner Praxis weiß ich: Unternehmen, die Überarbeitung bewusst managen, sind resilienter, haben weniger Fluktuation und bessere Ergebnisse. Für jeden Einzelnen heißt das: Klare Prioritäten setzen, Grenzen ziehen, klug delegieren und die eigene Gesundheit ernst nehmen. Oder simpel gesagt: Nicht mehr arbeiten, sondern intelligenter arbeiten. Für weitere Strategien empfehle ich auch den Artikel auf karrierebibel.
FAQs
Was bedeutet es, überarbeitet zu sein?
Überarbeitet zu sein heißt, dauerhaft mehr Aufgaben und Verantwortung zu tragen, als körperlich und geistig gesund bewältigt werden können.
Wie erkenne ich, dass ich überarbeitet bin?
Typische Symptome sind chronische Müdigkeit, sinkende Motivation, mehr Fehler bei Routineaufgaben und abnehmende Konzentration.
Welche Folgen hat Überarbeitung langfristig?
Langfristig führt Überarbeitung zu Burnout, physischen Erkrankungen, sinkender Leistungsfähigkeit und höherer Fluktuationsrate in Unternehmen.
Wie setze ich Grenzen im Job?
Grenzen setzen bedeutet, realistisch einzuschätzen, welche Aufgaben machbar sind, und Überlastung offen zu kommunizieren.
Hilft Multitasking gegen Überarbeitung?
Nein, Multitasking senkt wissenschaftlich nachweisbar die Effizienz. Wer sich fokussiert, arbeitet schneller und mit weniger Fehlern.
Sollte ich Überstunden immer vermeiden?
Nicht jede Überstunde ist schädlich, aber dauerhafte Überstunden sind auf Dauer ineffizient und gesundheitsschädigend.
Wie gehe ich mit zu vielen Deadlines um?
Fassen Sie Prioritäten zusammen, sprechen Sie mit Vorgesetzten über Verschiebungen und weisen Sie auf Engpässe hin.
Welche Rolle spielt mein Chef bei Überarbeitung?
Führungskräfte sind verantwortlich, Arbeitslast zu erkennen, zu steuern und gegebenenfalls Ressourcen neu zuzuordnen.
Wie können Teams Überarbeitung vermeiden?
Teams vermeiden Überarbeitung durch offene Kommunikation, klare Zieldefinitionen und gegenseitige Unterstützung ohne Schuldzuweisungen.
Sind Pausen während der Arbeit wirklich wichtig?
Ja, Pausen regenerieren das Gehirn, senken Fehlerquoten und steigern die Produktivität nachweislich.
Ist Überarbeitung ein individuelles oder strukturelles Problem?
Überarbeitung ist beides: persönliche Unfähigkeit Grenzen zu setzen und organisatorische Fehlplanung von Ressourcen.
Wie können digitale Tools helfen?
Digitale Tools wie Asana oder Trello helfen, Prozesse zu strukturieren und Aufgaben transparent zu organisieren.
Gibt es Branchen, die besonders betroffen sind?
Ja, besonders betroffen sind Unternehmensberatung, IT, Pflege und Kreativbranchen, wo Deadlines und Druck extrem hoch sind.
Hilft Sport gegen Überarbeitung?
Regelmäßige Bewegung reduziert Stress, stärkt das Immunsystem und verbessert die kognitive Leistungsfähigkeit deutlich.
Was tun, wenn Burnout droht?
Bei Burnout-Symptomen sofort Hilfe suchen: mit Vorgesetzten sprechen, Ärzte einbinden und Auszeiten organisieren.
Wie unterscheidet sich B2B vs. B2C bei Überarbeitung?
In B2B liegt die Überarbeitung meist bei Projektmanagement-Pressure, in B2C mehr beim operativen Kundenkontakt.